PRIVACY POLICY
個人情報保護方針
株式会社フォアライフ・シティ（以下、「当社」という。）は、お客様のプライバシーを尊重し、お客様の個人情報を大切に保護する事を責務と考えております。お客様の個人情報は、個人情報保護法に関する法令及び関係規範を遵守し、以下の方針により個人情報の保護を行っております。また、当社の事業の用に供するすべての個人情報を適切に取扱うため、当社全従業員が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。
1. 当社は、個人情報保護の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。そのため、自らの事業の用に供している全ての個人情報の取扱いを個人情報保護マネジメントシステムの適用範囲と定め、適切に運用いたします。
2. 当社は、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。それには特定されて利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないこと及びその他の措置を講じることを含みます。
3. 当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取り扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。
4. 当社は、本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供する事はありません。また、外国にある第三者への個人情報の提供及び再委託を致しません。
5. 当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するために、セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報の漏洩、滅失または毀損の防止及び是正に努めます。
6. 当社は、仮名加工情報の作成及び第三者に提供する匿名加工情報の取扱いは致しません。
7. 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談への適切かつ迅速な対応に努めます。また、当社が保有する開示対象個人情報の開示等の求め（利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用又は提供の停止）を受け付けます。
8. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行います。
制定日：2017年12月25⽇
改定日: 2024年７月19日
最終改定日：2024年11月14日
株式会社フォアライフ・シティ
代表取締役 井上利弘
当社の個人情報保護方針の内容に関するお問い合わせは、下記の当社窓口までお願いいたします。
【社長室】 TEL:03-3448-9555(代)（定休日：水曜） メールアドレス：info@4-life.co.jp
当社は、「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項（JIS Q 15001）」に準拠したプライバシーマークを取得しています。
登録番号：第10710115号
個人情報の取り扱いについて
株式会社フォアライフ・シティ（以下、当社という。）がお客さまから取得する個人情報は、個人情報に関して適用される法令及びその精神を尊重、遵守し、日本産業規格のJIS Q 15001の規定に準じて、自らの事業の用に供している全ての個人情報の取扱いを個人情報保護マネジメントシステムの適用範囲と定め、適切に運用いたします。
1. 個人情報及び特定個人情報の定義
(1.) 個人情報
「個人情報」とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
(2.) 個人番号
「個人番号（マイナンバー）」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、 当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
(3.) 特定個人情報
「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
(4.) 特定個人情報等
「特定個人情報等」とは、特定個人情報及び関連情報を併せたものをいう。
(5.) 個人情報データベース等
「個人情報データベースなど」とは、個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
ア 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、 目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
(6.) 個人データ
「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(7.) 本人
「本人」とは、当該個人情報によって識別される、又は識別され得る生存する特定の個人をいう。
2. 個人情報の取得
(1.)当社は、不動産取引業務及び不動産賃貸・管理業務等の履行のため、お客さま(以下、本人という）から直接に個人情報を取得する場合には、 本人（本人が未成年者の場合はその保護者又は代理人、被後見人の場合はその成年後見人。以下「本人等」という。）に対して、 次に掲げる事項又はそれと同等以上の内容の事項を、書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得ます。
① 本人の名称、氏名及び連絡先
② 個人情報の利用目的
③ 保有個人データに関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法
ア 当該データの利用目的の通知を求める権利
イ 当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利
ウ 当該データに誤りがある場合にその内容の訂正、追加又は削除を求める権利
エ 当該データの利用の停止又は消去を求める権利
(2.) 本人等以外の者から間接的に個人情報を取得する場合には、本人等に対して、 前項アないしエに掲げる事項を書面又はこれに代わる方法で通知し、本人等の同意を得ることとします。
(3.) 前項の定めにかかわらず、当社の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、 次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人情報を当該業務委託先に対して提供させて頂く場合があります。
但し、当社は外国にある第三者への個人情報の提供及び再委託を致しません。
① 社会通念上相当な事業活動を営む者であること
② 個人情報の保護に関し、この規約と同等以上の規約を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること
③ 本人との間に、適正な内容の個人情報の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること
(4.) 上記のうち、本人から直接書面によって取得する場合の措置
当社は、書面（電子的方式、磁気的方式など人の知覚によっては認識できない方法で作られる記録を含む。以下、同じ）に記載された個人情報を直接取得する場合には、少なくとも、以下に示す事項又はそれと同等以上の内容を、あらかじめ、書面又はこれに代わる方法で本人に明示し、書面又はこれに代わる方法で本人の同意を得ます。
① 当社の名称又は氏名
② 個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先
③ 利用目的
④ 個人情報を第三者に提供することが予定される場合の事項
ア 第三者に提供する目的
イ 提供する個人情報の項目
ウ 提供の手段又は方法
エ 当該情報の提供を受ける者又は提供を受ける者の事業者の種類、及び属性
オ 個人情報の取扱いに関する契約がある場合はその旨
⑤ 個人情報の取扱いの委託が予定される場合には、その旨
⑥ 本人からの求めにより当社が本件により取得した個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去に応じる窓口の情報及び開示請求用紙は当社ホームページの当個人情報の取り扱い等の７.の(２)「本人確認に必要な書類」に基づきダウンロードできる旨
⑦ 本人が容易に知覚できない方法によって個人情報を取得する場合には、本人が同意する画面による取得を行います。
例：セッション管理のためのCookieの使用等
(5.) 建築主ご本人と連絡または接触する場合における個人情報の取得は、ご本人の同意を得ます。
① ハウスメーカー等から紹介を受けた後のご連絡等
② 建築看板に記載された建築主さまへのご連絡等
(6.) お客さまおよび従業者の通話録音に伴う音声記録並びに当社内の防犯カメラ録画に伴う映像記録は以下の目的のために取得します。
① サービス品質向上のため。
② お客さま対応の記録及び確認のため。
③ 苦情等の対応における内容確認のため。
④ 防犯及びセキュリティの確保のため。
⑤ 安全な業務環境の維持のため。
3. 個人情報の任意性
当社に対しご提供いただく個人情報は、業務上必要な情報であり、ご提供いただけない場合は、当社との賃貸借契約、お取引や採用、その他のサービスのご提供ができない場合がありますので、予めご了承ください。
4. 個人情報の利用目的
当社が業務上保有する個人情報を以下の目的のために利用します。
● 特定個人情報を除く個人情報は、当社の管理物件並びに区分所有者及び居住者の利益を増進することを目的として当社が行う目的事業及び関連する事業に利用します。
当社が保有する特定個人情報を除く個人情報は、上記の事業に関し、次の利用目的で利用します。尚、特定の個人情報の利用目的が法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外では利用しません。
● お客様のお部屋探しご希望者様及び入居者様の情報
(1) お客さまのお部屋探しのための希望確認、案内、連絡
(2) 建物賃貸借契約の締結可否のため。
(3) 建物賃貸借契約の締結及び履行のため。
(4) 賃料及びその他の金銭に関し未払い債務が発生した場合に、その請求権行使のため
(5) サービス及び物件の紹介のため。
(6) サービス品質向上のため。
(7) ご意見、ご要望又は相談について、確認、回答又はその他の対応を行うため。
(8) 賃貸人及び管理会社からの委託に基づく収納代行事務を行うため。
(9) 賃貸借契約の履行及び管理のため。
(10)賃貸借契約解約時の連絡及び終了後の債権債務の精算及びその協力のため。
(11)賃貸保証契約・火災保険契約及び家賃決済の覚書締結、24時間安心サポート・ライフラインサービス・インターネット接続サービス・引越サービス・リフォーム修理修繕施工に関し、各委託先への情報提供のため。
(12)ケーブルテレビ放送サービス等のサービス提供業者への加入希望者情報提供のため。
(13)不動産の売買・賃貸仲介・建設等に関する提案のため。
● 不動産の売買及び仲介
(1) 物件査定等の提案資料作成のため。
(2) 売買・媒介契約の締結及び履行のため。
(3) 売主及び買主及び借主に提出する各書面の説明のため。
(4) ご意見、ご要望又は相談について、確認、回答又はその他の対応を行うため。
(5) 各手数料・売買代金・工事費用等金銭に関し未払い債務が発生した場合に、その請求権行使のため。
(6) 売買物件管理のため。
● 物件所有者さま及び貸主さままたはその代理人さまの情報
(1) 新規営業活動としてのご紹介、売買、仲介、賃貸、管理等の不動産お取引に関する個人情報取得のため。
(2) 管理費、修繕積立金、駐車場利用料その他規約規定管理経費の徴収及び会計事務のため。
(3) 物件所有者及び居住者のための広報の配信のため。
(4) 区分所有者及び居住者からの相談・照会・意見・苦情等への対応・記録並びに保管等のため
(5) 居住者を被保険者とし、当社が団体契約している保険業務に関する管理等のためマスターリース契約の締結及び履行のため。
(6) 借主に提出する重要事項説明のため。
(7) 借主と締結する建物賃貸借契約の説明のため。
(8) その他借主との書面の説明のため。
(9) ご意見、ご要望又は相談について、確認、回答又はその他の対応を行うため。
(10) 業務委託料・工事費用等金銭に関し未払い債務が発生した場合に、その請求権行使のため。
(11) マスターリース契約等の履行及び管理のため。
(12) マスターリース契約等解約時の連絡及び終了後の債権債務の精算及びその協力のため。
(13) 管理費、修繕積立金、駐車場利用料その他規約規定管理経費の徴収及び会計事務のため。
(14) 物件所有者及び居住者のための広報の配信のため。
(15) 区分所有者及び居住者からの相談・照会・意見・苦情等への対応・記録並びに保管等のため。
● 取引先仲介業者様の情報
(1) 不動産の紹介のため。不動産の売買、仲介、賃貸、管理、工事請負、損害保険等の取引に関する契約の履行、情報、サービスの提供のため。
(2) 当社が取扱う各種商品に関する契約の履行、情報、サービスの提供のため。
(3)当社の商品・情報・サービス提供のための郵便物、電話、電子メール等による営業活動およびマーケティング（アンケートのお願い等）活動。顧客動向分析または商品開発等の調査分析のため。
● 採用募集に対する応募者様の情報
(1) 採用活動（書類審査、面接、評価、応募者様への連絡等）のため。
● 従業者情報
(1) 雇用管理のため。
(2) 給与支払のため。
(3) 福利厚生のため。
● 特定個人情報（マイナンバーを含む）
(1) 会社の従業員に係る個人番号関係事務
① 雇用保険届出事務※
② 健康保険・厚生年金保険届出事務※
③ 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
④ 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
(2) 外部関係者（従業員の被扶養者を含む。）に係る個人番号関係事務
① 報酬・料金等の支払調書作成事務
② 配当、剰途金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
③ 国民年金第3号被保険者届出事務
④ 不動産の使用料等の支払調書作成事務
⑤ 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
(3) 関係会社との委託契約に基づく個人番号関係事務
① 関係会社従業員の雇用保険届出事務※
② 関係会社従業員の健康保険・厚生年金保届出事務※
③ 関係会社従業員の労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
④ 関係会社従業員の賃金計算事務等
⑤ 外部関係者の（2）.①～⑤に関わる事務
上記(1)～(3)に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）※(1),①②,(2),①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む
● 各種情報共通
(1) 業務上の連絡、書類等の送付、お問い合わせ、ご相談への対応のため。
(2) 当社会社案内の送付、新サービス、新事業のご案内など会社情報提供のため。
(3) 個人情報の開示、訂正、変更、削除、利用停止、第三者提供の停止等を求められた際の対応のため。
5.個人情報の利用の拒否及び第三者提供
当社がすでに保有している個人情報について、当社の個人情報保護方針により第三者に提供することはありません。また、本人からの自己の情報についての利用又は第三者への提供を拒まれた場合は、これに応じます。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではありません。
(1.) 法令に基づく場合
(2.) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
(3.) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4.) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(5.) 当社が有する債権等の請求権を行使するために必要な場合
(6.) 物件及び区分所有者の共同の利益に反する行為の差止め請求等に必要な場合
6. 個人情報の共同利用
取得した個人情報は、フォアライフ・グループとしての総合的なサービスを提供する為に「個人情報の利用目的」に記載した利用目的の範囲内において、当社関係会社間で契約に基づき共同利用することがあります。（ただし、マイナンバーの共同利用はいたしません。マイナンバーは当社関係会社間で締結する委託契約に基づき利用目的の範囲内で取扱います。）
(1) 契約に基づき共同して利用される個人情報の項目
① お客さま
氏名、連絡先（住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、会社名、所属等）、生年月日、お申込み・ご契約の履歴、メンテナンス（修理・修繕・入金状況等）履歴等
② 従業者
氏名、連絡先（住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス）、生年月日、職歴、学歴等
③ 採用応募者
氏名、連絡先（住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス）、生年月日、職歴、学歴等
(2) 共同利用を行う当社関係会社
株式会社フォアライフ・タウン
株式会社フォアライフ・ソリューションズ
(3) 共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の名称
株式会社 フォアライフ・シティ 代表取締役 井上 利弘
株式会社 フォアライフ・タウン 代表取締役 長野 哲郎
株式会社 フォアライフ・ソリューションズ 代表取締役 須藤 聡
個人情報の管理についての責任は株式会社フォアライフ・シティが有します。
7.個人情報の開示等の申し出先及び手続きについて
本人から自己の情報について開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内に本人に対し、電磁的記録の提供も含めて当該本人が指定した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、当該保有個人データを「開示請求等に関する回答票」）によってこれに応じます。 また、開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、 訂正又は削除を行った場合は、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行います。
また、当該開示請求等の本人からの個人データは、９.の「当社の個人情報の安全管理体制」に記載の個人情報安全管理基準に基づき適切に取り扱い管理します。
(1) ご請求できる内容
有個人データの開示
保有個人データの利用目的の通知
保有個人データの訂正（変更・追加）
保有個人データの削除
保有個人データの利用停止又は第三者への提供停止
保有個人データの第三者への提供記録
(2) 本人確認に必要な書類
開示等の請求用紙に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所と同一のものが記載されている運転免許証（裏表両面）、パスポート（身分証明のページ）、国民健康保険の被保険者証、住民票記載事項証明書（本籍地の記載がないもの）いずれかの写し1通。※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。尚、開示請求用紙は、以下よりダウンロードできます。
● 手数料
開示対象個人情報の開示及び開示対象個人情報の利用目的の通知にあたり、手数料1,000円（税別）が必要となります。切手等にて郵送ください。お振込みをご希望の場合は振込口座をご案内します。（振り込み手数料はお客様のご負担とさせていただきます。）郵便到着又は着金確認後、回答書にてご回答させていただきます。
● 代理人による開示等のご請求
代理人様による開示請求の委任をされる方は，(2)の①に記載された書類に加えて、代理人様本人であることを確認するための書類（コピー）をご同封ください。
● 書類の送付先
お手紙による場合
〒150-0013 東京都渋谷区恵比寿4-1-18 恵比寿ネオナート4F
株式会社 フォアライフ・シティ
社長室 個人情報保護管理者 宛
個人情報に関するお問い合わせ先
当社の個人情報の取り扱いに関するお問合せについては、下記までお申し出ください。
お電話による場合： 株式会社フォアライフ・シティ 社長室 個人情報保護管理者 宛
03-3448-9555
メールによる場合： 株式会社フォアライフ・シティ 社長室 個人情報保護管理者 宛
privacy@4-life.co.jp
ご来社について直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承頂きますよう、お願い申しあげます。
当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談につきましては、下記までお申し出ください。
お電話又はメールによる場合： 株式会社フォアライフ・シティ 社⻑室 個人情報保護管理者 宛
03-3448-9555
info@4-life.co.jp
● 当社の認定個人情報保護団体の名称及び苦情解決の申し出先は、以下のとおりです。
① 認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC)
認定個人情報保護団体事務局
② 苦情の解決の申出先
個人情報保護苦情相談室※
住所：〒106－0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565
フリーダイヤル: 0120-700-779（受付時間 平日(月～金) 9:30～12:00 , 13:00～16:00
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています。
8. 個人情報等の消去・廃棄
当社は保有する必要がなくなった個人情報等については、直ちに当該個人情報を消去・破棄致します。
9. 当社の個人情報の安全管理体制
(1) すべての個人情報は、当社の個人情報安全管理規程に準拠した管理の基に不正アクセス、盗難、持出し等による、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等が発生しないように適正に管理し、必要な予防・是正等適切な安全管理措置を講じます。
(2) 個人情報を基に、利用目的内の業務を外部に委託する場合は、その業者と個人情報の守秘義務を含めた秘密保持契約を締結するとともに、適正な管理が行われるよう管理・監督します。
(3) 自身の従業者が秘密情報の適切な取扱いをするとともに全従業者からの秘密保持に関する誓約書の確認によって個人情報保護を周知徹底しています。また、従業者の個人情報保護に関する教育を定期的に行っています。
(4) 個人情報の本人による開示・訂正、利用停止等の取扱いに関する問合及び当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談は随時受付け、適切に対応します。また、お客さまからの開示請求等のデータは当社の個人情報安全管理規程に基づき厳重に保護管理いたします。
10. 法令遵守のための取組みの維持と継続
(1.) 当社は、個人情報保護に関する法令及びその他の規則に則った業務運営に努めて参ります。
(2.) 当社が保有する個人情報を保護するための方針や体制等については、 当社の事業内容の変化及び事業を取巻く法令、社会環境、ＩＴ環境の変化等に応じて、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、改善します。
